飲食店のワークスケジュール【効果的な運営と経営の秘訣】
飲食店におけるワークスケジュールは、運営面と経営面の両方で重要な役割を果たします。
適切なワークスケジュールを作成することで、サービス品質の向上、従業員のモチベーション向上、トラブルの防止、生産性の向上、そしてコスト削減が期待できます。
本記事では、ワークスケジュールの重要性と作成手順について解説します。
ワークスケジュールの重要性
効果的なワークスケジュールで「サービス品質」と「従業員モチベーション」を向上させる
飲食店経営において即時性が重要であり、適切な人員配置を実現するためには、精度の高い予測と適切なワークスケジュールが必要です。また、予測が外れることもあるため、柔軟性のあるワークスケジュールが求められます。適切なワークスケジュール作成によって、サービス品質の向上と従業員モチベーションの向上が図られます。
人件費削減と生産性向上 : ワークスケジュールの活用
多くの飲食店経営において、売上の3割以上が人件費に費やされているため、ワークスケジュールを通じたコントロールが重要になってきます。ただし、それと同時に適切なスキルを持つ人材が適切に配置されることも達成できなくてはなりません。
飲食店でよく使われる生産性の指標には、人時売上高や人時客数があります。ワークスケジュールによる現状分析と効率改善のための実行計画の策定が必要です。ワークスケジュールの適切な活用により、飲食店経営者は人件費の削減と生産性の向上を実現できるのです。
ワークスケジュール活用のために
適切なワークスケジュールを作成し、運営と経営の両面で効果を発揮することが、飲食店経営の成功への鍵となります。
以下は、効果的なワークスケジュール作成のポイントです。
1. 正確な需要予測を行う
売上データや予約情報、季節性やイベントを考慮し、需要予測を行いましょう。過去のデータを活用し、より正確な予測を行うことが重要です。
2. 従業員のスキルと適性を考慮する
従業員のスキルや適性を考慮して配置することで、効率的な業務運営が可能になります。また、従業員の成長機会を提供することで、モチベーション向上につながります。
3. フレキシブルなシフト作成
急な需要変動や従業員の欠勤に対応できるよう、フレキシブルなシフト作成が重要です。また、従業員の希望やライフスタイルを考慮したシフト作成が、従業員満足度向上につながります。
4. コミュニケーションの重視
シフト変更やトラブル対応において、円滑なコミュニケーションが重要です。従業員同士の信頼関係を築くことで、協力的な職場環境を作り出しましょう。
5. 定期的な評価と改善
ワークスケジュールの効果を定期的に評価し、改善点を見つけましょう。データ分析を活用して、効率的な運営ができるよう改善を続けます。
適切なワークスケジュール作成と運用により、飲食店経営者はサービス品質の向上、従業員のモチベーション向上、コスト削減、生産性向上を実現できます。効果的なワークスケジュールは、飲食店の競争力を高め、経営成功へと導く重要な要素です。
飲食店におけるワークスケジュール作成の手引き
適切なワークスケジュールの特徴と課題
適切なワークスケジュールとは、以下の特徴を持つものと言えます。
- 精度の高い客数予測をもとに作成
- スキルと作業量が適切に設計される
- 時間帯責任者が明確で、臨機応変な対応が可能
しかし、現実には以下のような問題があります。
- 客数予測が当てにならない
- 従業員の希望シフトに基づく成り行きで作業割り当てもない
- 遅刻や欠勤が多く、最低限の運営もままならない
- “適切なワークスケジュール”をつくろうと直前まで悩んでも解決しない
改善のために : 準備とフォローアップ
問題の根本は、ワークスケジュールを作るための準備と作成後の対応が不足していることです。
これらを考慮した改善手順は以下の通りです。
① モデルワークスケジュールを作成する：基本的な人員配置や業務割り当てのひな形を作成
② 売上予測を行う：客数予測に基づいて売上を予測し、必要な人員やスキルを把握
③ ワークスケジュールを作成する：予測に基づき、適切な人員配置や作業割り当てを行う
④ 採用と教育を計画する：ワークスケジュールの現状を振り返り、適切な人材の確保と、教育やトレーニングを計画する
① モデルワークスケジュールの作成
モデルワークスケジュールは、実際のワークスケジュールを作成するための雛形です。この段階では、平日・週末・祝前日など2〜3パターンを作成し、売上と客数の目安、在籍人員のスキルや出勤状況などを考慮します。
【ステップ1】 パターン数を決定
・平日・週末（2パターン）
・平日・土曜・日曜（3パターン）
・平日・金曜または祝前日・土曜・日曜（4パターン）
自店舗の曜日別売上状況に応じてパターン数を決めます。
最初のうちはできるだけパターン数を絞った方が良いでしょう。というのも、せっかく作っても管理できなければ活用できずに無駄になってしまうからです。
【ステップ2】売上と客数予測
過去の実績を参考に、ランチ・ディナーごとの平均客数と客単価をモデルワークスケジュールのパターン別に算出します。参照する実績は、季節変動や外部影響の小さい期間を選びます。
【ステップ3】ポジション別の稼働時間を設定
各パターンにポジションと1時間ごとの稼働時間を割り当てます。予算の労働時間や人時売上・人時客数と比較して、適切なモデルワークスケジュールを作成します。
【ステップ4】人員の棚卸
年齢、社歴、学生か否か、習得しているポジションとレベル、出勤パターンなどを一覧にし、モデルに当てはめて人員の調整を検討します。ここで、出勤パターンの変更や新たなポジションの習得などを検討することで、モデルワークスケジュールの精度を高めていきます。
モデルワークスケジュールを作成することで、実際のワークスケジュール作成がスムーズになり、欠員の予測や出勤交渉が早めに行えるようになります。また、人件費予算の管理とそれに対する打ち手の検討においても有用です。
これらモデルワークスケジュールは年に人員の入れ替え等に応じて定期的に見直しを行い、変更が必要な場合には柔軟に対応しましょう。飲食店経営において、適切なワークスケジュールを作成し維持することが、従業員の働きやすさや店舗運営の効率化につながります。モデルワークスケジュールを活用し、より良い運営を目指しましょう。
② 売上予測の役割
ワークスケジュール作成にあたって、売上予測は労働時間の計画調整に重要な要素です。
近隣イベント、競合店の販促や休業日、天候などの売上への影響も予測し、適切な労働時間で計画しなくてはなりません。
予測の精度が甘いことで、近隣イベントに気づかず店が回らなくなってしまったり、あるいは大雨の予報に気づかず人が余ってしまったりしてしまいます。
▶ 売上予測方法
売上予測は、前年同週・同曜日の実績に直近トレンドや外部要因を加味して算出することが一般的です。
過去の実績をすぐに参照できるように、売上日報等の管理はきちんと行なっておくことが重要です。
また日頃より地域のことに関心を持ち、情報収集を怠らないことも必要となります。
ただし、この予測の精度は適切であることが重要で、細かすぎず、かつ大雑把すぎないことが求められます。
ワークスケジュールにおいて、適切な売上高の振れ幅があれば円滑な運営が可能です。
例えば、ディナー売上20万円のスケジュールで実際に25万円まで対応可能なら、予測の精度はその範囲内十分です。
コストコントロールは重要ですが、目的ではありません。
予測精度に悩む時間は他の業務に充てるべきです。
ただし、許容できる精度は把握しておく必要があります。
③ ワークスケジュールを作成する
モデルワークスケジュールができて売上予測が立てられたら、日別のワークスケジュールの作成に入ります。
パートアルバイトの多くは出勤希望、あるいは休み希望を希望シフトとして提出しそれに基づきワークスケジュール作成を行うこととなります。モデルワークスケジュールに当てはめ出勤あるいは休みの相談を行います。そして人件費予算のKPIに基づき時間数を微調整していきます。
ここで出てくる問題の一つは期日までに希望が出てこないということです。
これの問題に対する打ち手も一つだけ、ルールを周知し徹底するということになります。
それでも期日までに出さない、出せないというパートアルバイトは、”そういうもの”として対応するより他ありません。
可能な限りで事情を斟酌することはあるかもしれませんが、円滑な運営とお客様の満足があっての店舗だということを忘れるわけにはいかないのです。
④ 採用と教育を計画する
ワークスケジュールの現状を振り返ることで、不足するポジションと出勤日数あるいは時間数が明らかになってきます。
それに対して採用と教育を計画し実行していくわけですが、どちらも費用と手間のかかるものです。
本当に必要な採用なのか、従業員全体の稼働状況を今一度振り返り、無駄のない取り組みとすることが必要です。
▶ 必要人員数の算出と見直し
そこで必要な在籍人数のおおよその目安を明らかにしましょう。
まずモデルワークスケジュールの労働時間の1週間分を合計します。次に一人当たり1週間の平均労働時間で先ほどの合計を割ります。
以下に例を示します。
モデルワークスケジュール上の1週間の労働時間
平日60時間 x 5日間 + 土日100時間 x 2日間 = 500時間
これに対して1週間の平均労働時間を25時間とすると、
500時間 ÷ 25時間 = 20名
これが目安の在籍人数、すなわち定員となります。
ここで今一度確認する必要があるのは、「平日」と「土日/週末」の必要人数です。
例えば、土日の100時間の労働時間を一人当たり5時間でスケジューリングするには20人が必要となります。
そうすると在籍の全員が土日ともに出勤する必要があり、これは現実的とは言えません。
もしも8時間勤務が5人、5時間勤務を12人で100時間とするならば17人必要です。
これならできるかもしれませんが、土日の休みを取れるのはのべ6人だけ、両方休みの従業員が2〜3人出てくるとシフト組みは厳しくなってしまいます。
そこで今一度モデルワークスケジュールを見直し、従業員にそのことを念押しする必要があります。
▶ 計画する
以上のように想定した時、在籍人数が15人しかいないのであれば、少なくとも5人の採用が必要となります。
モデルワークスケジュールと人員棚卸しに基づいて、不足するポジションや出勤パターンも明らかになることでしょう。
これらの条件が募集時、面接時にはっきりしていれば採用活動もやりやすくなるはずです。
しかし、想定通りの人員数が在籍しているにもかかわらず、実際のワークスケジュール作成に苦労しているならば、次の様な問題が考えられます。
- 在籍はしているものの稼働が極端に少ない
- 特定のポジションに偏っている
- 出勤希望が平日に偏っている
こうした問題はそれぞれ対象となる従業員を特定した上で、面談やトレーニングを通じて解決を図っていきます。
ワークスケジュールの柔軟性とその重要性
突発的な来店集中にも対応でき、売上の伸びに対してコストを抑えるためには、ワークスケジュールの柔軟性が求められます。柔軟性を向上させるための2つの課題に取り組むことが重要です。
1. 複数ポジションを習得する従業員の増加
2. コミュニケーションを通じた店舗方針の共有と、時間帯責任者の視点を持つ従業員の育成
複数ポジションができる従業員が多いと、作業負荷が特定ポジションに集中した際にもフォローが可能になります。また、従業員が時間帯責任者の視点を持つことで、自ら状況を判断し、必要な行動に移れるようになります。
これにより、想定外の忙しさでも店舗責任者が作業に専念する必要がなく、従業員全員で一体感を持った運営が可能になります。さらに、ワークスケジュール作成時にポジション間で出勤希望に偏りが出ても、作業割り当てが容易になります。
柔軟なワークスケジュールは、品質を維持しながら幅広い売上客数に対応できるメリットがあります。効率的なワークスケジュール作成のためにも、複数ポジションの習得とコミュニケーションの強化に努めましょう。
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